色々迷うことよね。そんな時は、優先順位をつけてやることを整理してタスクをこなそう！

よく優先順位ってどうつけるんですか？と聞かれます。目上の方はよく言いすよね。

「 ( ｀ー´)ノ 優先順位をつけて効率よくやりなさい」と。。。

優先順位をつけずに何かを始める人は多いです。私の部下でも沢山いました。その度に口すっぱく話をするのです。上司を経験のある方なら一度は経験あるのではないでしょうか？！

でも、子どもたちでも、できる子はできちゃうんです。

実際、中学生（特に女子に多い）でも考えて、優先順位をつけ、今やることと後でやること、明日やることを分けることができる子はいます。その子に話を聞くと、「特に誰かに聞いたわけではない」と言うのです。すごいですよね。

でも、そこなんですよね。よく言われるけど、詳しくやり方を聞いた経験は少ないのでは？！子どもたちなら猶更ですよね。

なので、今回は

そんなあなた！必見です！！試してみてください。

小言を言われないためにも、「優先順位のつけ方」を学びましょう！

実はそんなに難しくないんですよ！

優先順位とは？！

物事には順番が存在します。最初から番号が振ってあれば、楽なんですが、実際はそうはいきません。では、優先順位の言葉の意味から考えてみましょう。

優先　［名］(スル)他をさしおいて先にすること。他のものより先に扱うこと。「人命救助を優先する」「歩行者優先道路」「優先順位」

コトバンク　https://kotobank.jp/word/%E5%84%AA%E5%85%88-650895

先にする順番を考えることが「優先順位」です。ということは、物事の順番をつけることが、あなたのやることです。

優先順位がつけられない理由

画像は算数の問題です。

実は小さい頃から、「順番」や「優先」っていう考え方を習っています。

順番をつけることなら簡単！と思われますが、なんでもいいわけではありません。

「順番のつけ方」が左右します。

先輩社員や成績上位の子と、要領が悪い後輩や成績が伸び悩んでいる子の違いは、ここにあります。

では、順番を間違えてしまう理由を考えましょう。大体が下記にあてはまるはずです。

・目の前のことをやってしまう。

・好きなことからやってしまう。

・思いついた順にこなしていく。

・言われたからやっている。

あるあるだと思います。

やはりそこは色々と考えてほしい部分です！目の前のことや、自分本位のこと、とりあえず片っ端からこなすこと…悪いことではないですし、やる量が最終的に同じならいいじゃん…と思われる方も多いでしょう。

でもそれじゃ、ダメなんです！同じことをやるなら、早く終わらせたほうがいい！早く終われば、

他のこともできます。そのタスクからも解放されます。また、遅いことでグチグチ言われるの嫌じゃないですか？

なので、考えてタスクをこなしましょう！そのほうがあなたにメリットが多いはずです。

優先順位のつけ方の基準

考え方

先ほどから「考えろ！」と言っていますが、今までも考えた結果だったんですよね？！

もし考えた結果であれば、考え方が間違えていたか、やり方が間違えていたかのどちらかです。なので、まずは考え方からお話ししましょう。

優先順位のつけ方で一番大切なものは2つです。

・重要度

・納期

この2つです。逆にいうと、この2つしか判断しなくて大丈夫です！ほら、簡単でしょ。でも、この2つを間違ってしまうと、遠回りをしなくていけません。最悪、怒られます…。

優先順位をつける目的は、そのタスクを的確な時間で終わらせることです。

両方に必要なものは、「情報」です。「情報」は正確に把握してください。では、それぞれ確認してみましょう。

重要度

重要なものから先にこなしましょう。そこで先ほどの「情報」が絡んできます。何が重要なものかを把握してください。判断がつきづらい場合は、「目的」に沿うといいでしょう。

「目的」に沿うとは、「あなたが何のために、そのタスクを遂行しているか」、ということです。

例①　あなたは学生です。大多数の子の本文は、学校の勉強となります。その場合、「成績を上げる」ことは重要なファクターですよね。部活と提出物があなたのタスクであった場合にどちらが重要度が高いでしょうか？

提出物ですよね。成績に関わる大事なものです。終わっていない、明日提出・・・なので、あればできることなら部活を休むか、早退をし、終わらせて提出しましょう。重要度が高いものをちゃんと終わらせることは、社会人でなくても求められます。

例②　あなたは販売員です。店長に頼まれた今でなくてもいい仕事をやっています。その時、向こうでお客様が呼んでいます。売り場にあなたしかいません。

もうお分かりですよね。当然ながら、お客様優先です。後で店長に何を言われようが、お客様優先です。だって、あなたが販売員である以上、お客様を接客し、お客様が不自由なく買い物をするために雇われているわけですから。

目的にあわせて、それぞれ重要度が異なります。困ったら、自分は何のためにこのタスクを行っているかを考えてみてください。答えは自ずと出るでしょう。

重要なものから終わらせる！

納期

こちらも同じぐらい大事な判断基準です。納期とは、約束の時間があるということです。

約束は守りましょう！遅刻厳禁です！！

そこで大事なことは「情報」です。正しい納期を知ることが重要です。間違えた納期ほど意味のないものはありません。

先ほど例①でもありました。提出物の納期は明日です。できれば時間も知りたいところです。提出物は納期までの時間も短く、かつ重要度の高い案件になります。ここまで分かっていたら、誰だってやるでしょ！大好きな部活を休んでもやるべき案件ですよね…。

案件は複雑に絡み合ってあなたの元へやってきます。え~、判断つかないよ…なんて時はざらにあるでしょう。なので、まず「重要度」「納期」から考えてみてください。どちらも「情報」が鍵を握っています。お間違えないように！

優先順位のつけ方

優先順位の準備

では、実際に優先順位をつけてみましょう。まずは、準備です。

紙と筆記用具を用意してください。

今日やるべきことを全部書き出してください！できたら、この作業は癖づけてほしい！

何かやる前に必ずメモをして確認する！

これ、めちゃくちゃ大事！一見遠回りしているように見えて、めちゃくちゃ近道。

理由は、「整理」されるから。頭の中を「見える化」して整理してください。切羽詰まった時ほど確認してほしい！本当は、思ってほど切羽詰まってないですからね。やばい状況をさらにやばくしているのは、あなた自身かもしれません。

優先順位を付けてみよう

書き出せたら、案件の横に、「重要度」を書き込みましょう。「上」「中」「下」でも「1」「2」「3」でも「甲」「乙」「丙」でも何でも構いません。あなたがわかることが大切です。

では、その次に「納期」をその横に書き込みましょう。○日□時というように書くとわかりやすいですよね。

もし日時や時間がわからないのであれば、その場で確認することをお勧めします。その場で確認する理由は、第一に、重要事項だからです。タスクを組む際にそれが分からないければ優先順位をつけられません。第二に、忘れてしまうからです。後で確認しようは、関西人の「行けたらいくわ！」と同じぐらい信頼がありません。第三に、後回しにしたらタスクが増えてしまうからです。自分から仕事増やしてどうすんですか…

確認するだけなら、そんな時間かかりません。メール、ライン、電話を使うだけでその場で情報が手に入ります。

では、あなたのメモをみてください。ほら！もう何から手をつければいいか見えてきましたよね。

優先順位の仕上げ

さて、何から始めるかに順番が大体決まってきましたね。では最後に、そのタスクはどれくらいの時間で終わる予定なのかを書いてみてください。できれば長めに設定することをお勧めします。

おいおい、そんな時間なんてわからないよ…と思われるかもしれませんが、大丈夫です。あなたの手元には正確な「情報」がありますよね？！どれくらいの量なのか、何時までに終われないといけないのか。

時間管理は生きていくうえで重要事項です。ただ、最初は読み切れません。なので、多めに長めに設定しておくのです。だんだんと慣れてくると大体これぐらいの時間で終わるな！と分かるようになってきます。熱い人なら、過去の自分と戦うのもいいでしょう！昨日の自分に勝つ！的な。

順位が重なった場合

メモを見て、1位は決まった。でも2位と3位が同じっ優先度だった場合の対処方法です。

もし上記のように優先順位の上位で重なってしまった場合は、時間がかからないものを優先させましょう。なぜなら、先に終わることであなたの憂いは消えるのだから。やらなければいけないタスクが多ければ多いほど、気持ちも沈み、物事の判断が鈍ります。白米はそれを防ぎたいのです。

物事の判断が鈍れば、次の行動も鈍ります。行動は常にあなたの考えから発せられるのです。無意識に動いてしまうこともあるでしょうが、日常的なもの以外は少なからず考えて行動を決定しています。

なので、物事の判断を鈍らせることは、タスクの妨げになるのです。だから整理しやすいように、この場合は、さっさと終わるものを終わらせるのです。

優先順位の下位で優先度が同じの場合は、あなたのお好みで決めるのがいいでしょう。下位ですから、緊急性はありません。そのころには、優先順位の高いものは終わっているので、整理するほどタスクは残っていません。お好きな方をお選びください！

補足

メモは絶対に途中で無くさないでください。全部終わったら、捨てても構いません。

余談ですが、後輩の一人は毎日メモをファイリングしていました。なんで取っておくの？と聞いたところ、「メモが残ってたら、仕事した~って気分になるじゃないですか！」って言っていました。彼は学生の時に、英単語をノートに練習していたそうです。そのノートを見返して自己満足に浸っていたようです。。。

でも、これって別の角度から見たらすごいヒントなんですよね。ファイリングしたことで、いつそのタスクを終われせたのかが見返せる。人の記憶は曖昧ですからね。

また、メモから急に消える案件が出てくる時があります。これは明日でもいいや。と後回しにしていた案件ほど、明日もやりません！そうすると記憶の彼方へ旅立つのです。一生やらないどうでもいい仕事ですね。。。

あと、終わったものは、消していきましょう。白米は違う色のペンで塗りつぶすのが好きです。よく生徒に言われていました。「先生、また塗り絵してるよ…」いやいや、これは仕事した証だからね！

イレギュラーは差し込まれる！

慌てるな！

イレギュラー案件は、予定を乱す最大の敵です。しかも、どこからともなくやってきて、かき乱していきます。困った奴です。

でも、慌ててはいけません！

まずは、メモを取り出しましょう！急な案件をまず書き込みましょう。

そして、正確な情報を仕入れましょう。案件内容にもよりますが、「重要度」はおそらく高いでしょう。この場合、自分にとってではなく、頼んだ人にとって「重要度」が高い可能性があります。その場合は、その人の状況も「情報」として入れておきましょう。その人の助けとなるチャンスです！

明日でいいじゃん！

イレギュラー案件のために、あなたの貴重な時間は奪われました。そうなると、今日のタスクが全部終わりません。折角組んだ予定も台無しだよ(-ω-)/

そんな時は、優先順位が低いもの＝重要ではなく、納期が遠いものは、明日やりましょう。それが元で夜遅くなったり、残業したり、早出したりするのは、体に悪いので、無理をしないように予定を組み直しましょう！も~さ、明日でいいじゃん！！だって、優先順位低いんだもん。

捨てる勇気は必要です！

優先順位の高いものを明日に回すことはやめましょう。それをやるから怒られるんです！

判断ができるようになると、簡単に捨てるタスクを見つけることができます。今まで無駄なことに時間を使っていたかもしれない。。。モッタイナイ。。。

確実な判断ができることで、成果に直結するタスクを重点的に行うようになっていきます。なぜ直結するかというと、目的に沿った重要な案件を、納期通りにお届けできるからです。悪い言い方をするなら、必要最低限なんですが、成果に繋がらない無駄なタスクに時間を使うより有意義だと白米は感じます。

こんな時困るよね…

正しい情報を集めている最中に、相手の人もわからず、判断が付きづらい時ってありませんか？！

そんな時は、「保留」にしておきましょう。確認が取れるまでは、より重要であり、納期の近いものから片付けていきましょう。確認が取れた時に、またメモを出し、記入し直します。そして、予定を組み直すのです。

今やっているものが途中でも、まずはメモ見ましょう。今やっている案件とその案件のどちらが順位が高いか決着を付けましょう。きりが良いところまで終わらせると、次そのタスクをやる際に分かりすいでしょう。

その都度修正をかけることで、自分が今何をするべきなのかを整理することが大切です。

まとめ

如何だったでしょうか。今回は優先順位のつけ方についてお話ししました。

優先順位を正しくつけることにより、タスクが早く終わり、違うことに挑戦する時間が増えるようになります。怒られることやグチグチ言われることも減るでしょう。良いことづくめです！

では、おさらいしましょう。

優先順位の判断基準は「重要度」と「納期」です。こちらを判断にするにあたって、「情報」をしっかり掴んでください！

では、タスクを仕分けます。

注意事項として、

これで、頭が整理されている状態でタスクが前に進むことでしょう。タスクが早く終われば、あなたを縛るものはなくなります。自由に羽ばたいてください！

では、また。