はい、こんにちは！白米です。
メモの取り方も今回で第3段。とうとう大人編です。
色々考えたのですが、大人編は難しい。ビジネスの形態によってメモの取り方って相当違うよな～って。実際、白米もそれは、経験があるんですよね。
白米は、靴屋から教育業界に転職しました。靴屋は、基本的に座ることがないんですよね。座りたかったら、お客様を捕まえて、靴を履かせる時に自分が結ぶために腰を落とす。在庫を探すフリをして座る。それ以外はフロアーで接客したり、店内清掃をしているんです。
もちろん、週1回のミーティングは、座ってメモを取るのですが、朝礼は立って受けます。
転職して、塾で働き始めたら、立って何かをすることがあまりにもないんですよね。仕事もデスクワークが多いですし、授業も個別だったので、座ってやります。ミーティングも座ってます。
真逆なんです。
職種や仕事内容により、メモの取り方やスタンスが大きく違う…。
でも、でも、メモは取ってほしいんです。もしかしたら、職種によっては、参考にならないかもしれませんが、その時はご容赦ください<m(__)m>
では、はじまり。
今更ながらのメモの重要性
備忘録
第3段ともなると、毎度毎度のことですが、忘れないためのメモですね。
小学生編でも、中学生編でも同じ話をしましたが、人間が忘れる生き物です。それを前提に動くことが、大切だと思います。
一応、見返したいと思う人がいたら、こちらを参考にしてしてみてください。
今から練習しとこうね♪これからの人生に役に立つメモの取り方！！ 小学生編 の話
今から練習しとこうね♪これからの人生に役に立つメモの取り方！！ 中学生編 の話
ビジネス編では、備忘録 + アルファのものを要求したですね。
忘れないようにメモしておこう！だけでなく、これも一緒にやっておけば、あとの作業もスムーズになるな！を一緒に書いておくと便利ですよね。+アルファの仕事は本来、今終わらせる仕事ではないのですが、時間がかからないのであれば、今終わらせることで、後々の作業がスムーズになりますよね。未来に自分に対して、ナイスアシストになるわけです。
見える化
どのお仕事でも、共通して要求されるものは、「正確さ」と「スピード」です。正確でないと意味がないですよね。
相手に伝えること、ミスせず仕事をこなすこと、どれも正確さは要求されます。そして、同時にスピード感も求められます。時代的にスピード感はどんどん速くなっています。そのスピードについていくだけでも忙しくなります。
両立するのは難しいですよね。スピード重視すると正確さが落ち、雑な仕事になる…。正確さを重視することでスピードが落ち、生産性が落ちる…。どっちも嫌な結末ですね。
さ、ここで解決策の一手です。はい！「メモ」ですね。
仕事を正確にテンポよく終わらせるために、先にどういう道順で進めるかを考えてから進めると思います。（PDCAのPですよね。）その際に、皆さんメモ取ってます？
見える化して行動手順をちゃんと意識しましょう。（PDCAのDですね。）
その作業が終わったら、一人反省会。上々だったのか、もっとこうすれば上手くいったな？！なのか。（PDCAのCです。）変更点があれば、そのアイデアを書き留めておきましょう。次に同じ作業をしたときに見返せるように。
これも、未来の自分のための先行投資ですよね。
相手が安心する
仕事は、一人でやるものではありません。色々な人の手に渡りながら、自分の手元に来るわけです。そして、誰かの手に渡る可能性が高い。別々の作業で知らない人の可能性も高いのですが、自分のところで滞らすわけにはいかんのです。
一言メモを残すだけで、円滑に回るかもしれませんよ。
ということは、自分に向けたメモと別人に向けたメモは性質が違うということです。そこに意識を向けてメモを残せるようになると、相手にも喜ばれます。
また、会議などシーンによっても性質が変わるのがメモです。メモを言われなくても取る姿勢は、相手に安心感を与えます。前で話す経験がある方なら、この安心感はご理解頂けるのではないでしょうか。
自分の話をちゃんと聞いてくれている！という姿勢に見えるメモ取り。その人のために話したくなります。腕組んでる人に対して話すよりも、確実に話しやすくなるはずです。
このように、メモを取る姿勢は、相手に安心感を与えるんです。しかも、話し手がメモの重要性を理解してしるのであれば、なおさら安心してくれるはずです。
メモを取る姿勢や、メモを残すことだけで、相手に安心と信頼を勝ち取れる！それらを勝ち取ることができたら、チームを作る、チームに入る上で楽になりますよね。
基本的なメモの取り方
資料とは別にする
皆さんのスタイルは、資料に書き込むスタイルですか？それとも別にしますか？
資料に書き込むスタイルが圧倒的に多いと思います。が、白米はこれに異を唱えたい。なぜなら、その資料常に持ち歩きますか？！毎週の会議資料を持ち歩くの面倒ですよね？！
メモに書き込んでおけば、持ち歩くことはありません。
大事な所を書いておけばいいんです。資料でも全部大事なわけではありません。抜粋して書くことをお勧めします。
過去の上司（上司E）で持ち歩いてる上司がいました。かばんパンパンでいつの資料なのか、わからない状態でした。話をしてもその資料を探すんです。資料を作成している本人なのに、話が通じない…。明らかにキャパオーバーを起こしてました。上司Eさんは、資料にその会議にあったことをメモしてるのですが、見返すことはないので、そのままかばんの肥やしになるわけです。
上司Eさんの上司（上司Sさん）は、メモを大事にする人でした。常にアイデアノートを持ち歩き、その時の状況や感じたこと、思いついたアイデアを1冊にまとめていました。些細なことでも書き留めていました。
さて、2人の上司の違いはさておき、学ぶことは沢山ありますね。
- 資料とは別にノートを用意して書き留める。
- ノートは1冊にして、何かあったら、記入していく。
- 話ができるように、手元にすぐ出せるようにしておく。
ビジネスにおいて、相手を慮ることは大切だと思います。それは、どんな立場でもです。特に相手の時間は有限なのです。大事にしてあげましょう。
TO DO リストとは別にする
TO DO リストとは、その日やその週のやることを記入して、やったら消していくシートのことです。これも漏れのないためのメモですね。しかし、いつも記入しているメモとは別にすることを、白米はお勧めします。
TO DO リストは、紙1枚で済ますのがいいと思います。机に置き、書き留めていくのが楽に管理できるかと思います。また、PCベースで働いている方は、GoogleのカレンダーにはTO DO リストがついていますよね。アプリやPC、スマホといった電子機器での管理もアリだと思います。
白米は、PCベースで働いていますが、紙ペラで管理するのが好きです。特に、記入したものを蛍光ペンで塗っていく。あ～仕事した～！と充実感と達成感が味わえます。
やることを記載するメモ（TO DO リスト）とやり方やアイデアを記入するメモは、別で用意しましょう。メモを元にリストを作るイメージを持ってもらえると、分かりやすいかもしれません。
自分のやり方や、アイデア、反省などが記載されているノートは自分の財産になるのです。だから、未来の自分のためにも残す必要があります。しかし、リストは、その記載事項が終了したら、ゴミになりますから、いらなければ捨てますよね。アイデアも一緒に捨てるのはもったいないので、別に用意するわけです。
ちなみに、白米は、TO DO リストを一定期間溜めています。あれ？！あの仕事いつやったっけ？！ってなった時に見返すからです。蛍光ペンで塗られていないものは、次のシートに持ち越してまた記入します。
アイデアの見える化をする
先程も書きましたね。「見える化」。漢字だと「可視化」。
こういう風になったらいいな！ってことは、これが必要だな。その場合こういうこともしとかないと！などなど色々と頭の中で思考を巡らすと思うんです。そんな時に頭で描いたことをノートに書き写します。思考を可視化することが、整理するにはいいんです。
整理された思考は、更に思考を深くしていきます。そして各セクションにおいて、より洗礼されたものに変化していきます。
電車などでノートを開くことができない場合は、メモアプリを使うといいでしょう。白米は、iPhoneですが、最初から入っていたものを使用しています。その後、忘れないようにノートにメモするわけです。
ノートに記載する時に、図や絵を使うとより分かりやすくなります。
頭の中で考えたことを見える状態に変えることで、気付かなかったことも見えるようになると、物事がスムーズに進みますよね。工夫して「見える化」してみてください。
他人用と自分用を区別する
今まで話したのは、自分用のメモの話。この項では、他人に対してのメモの話をしましょう。先程も話しましたが、他人から信頼を得られるようなメモの残し方をすることが大切です。
日時を書く
これ、絶対に必要！いつ発生した事案かわからないと、受け取った側は不安になりますよね。その際の注意事項は、数字をちゃんと書くです。人によっては、1と7が読みにくかったり、2と5が判別できなかったり…。
それだけで、不快感を覚える方はいらっしゃいます。そんなことで？！と思う方もいらっしゃると思いますが、大事なことです。
一緒に働くうえで、お互いストレスフリーな状態が一番成果出ます。気遣いの一種ですね。大事にしていきましょう。
もう卒業した講師にいました。その講師が書いた数字が、誰も読めない。理系の講師でしたが、ストレスを通り越して、ギャグになってました。人柄は大変良く、誠実。生徒からも人気ある。でも、数学の授業はクソ。だって、板書の字が読めないんだもん。
その講師の後に授業をやる先生も困ってました。報告書が読めない…。解読する時間が別で必要。特に数字。今回の授業スタートのページ数がわからない。後輩からも怒られてました。
日時の横に依頼する人と依頼される人を記入
これも重要。パッと見でわかることが大事です。
2/1 17：28 田中→佐藤さん
これだけでOK。情報はコンパクトに！
要件から先に書く
指示内容を先に書くことが、大事です。その人の行動が示されているメモですので、要件を書く。
鈴木商事 ヤマダさんから電話あり。
20時までに折り返しTEL。090-1234-5678
こうすればわかりやすいですよね。
人名で漢字がわからないのであれば、カタカナで書きましょう。
＋アルファの気遣い
プラスの表現のものを一言書いとくと、気持ちが変わりますよね。
白米のおススメ！
メモは手書きが好き
色々試しましたが、やはり手書きに限ります。あ、あくまでも白米はですよ。人にはそれぞれ好みはありますから。
なぜ手書きかというと、手書きの方が自由なんですよね。色々と記入していけるのが好きです。
また、自分でどこに書いたかが思い出しやすいんです。
結局、どこに書いたか探すんですが、かなり重要なことは、ノートに付箋を付けてしおりにしています。そうすれば、不意に訪れる物忘れにも対応できます。
そういった自由度の高い、創作できるものが、白米は好きです。
ノートが好き
電子機器ではなく、ノートですね。
こちらも試しました。手で書く方が早い。手書きのメモを取り込めるアプリもありますよね。だったら、ノートに書き溜めるわ。
なんだかんだ、アナログが一番しっくりくるんです。
先程登場した上司のSさんともこの話で盛り上がったことがあります。結局アナログなんだよね～。PCは、いちいち立ち上げないといけないし。スマホ、タブレッドで手書きってのもあるけど、いまいち思考が見えてこない。やっぱ、ノートだよね！ってなりました。
方眼のノートが好きです。自由度の中に整理が加わります。白米が持ち歩いているのは、A4のノートです。小さいサイズは、すぐ出せる分便利なんですが、A4でちゃんと書いています。
PC周りに付箋は貼らない
付箋は、あくまでも他人に渡す用、と白米は考えています。
部下にも数多くいたのが、忘れないためにやることを付箋に書き、画面の横に貼る人。
もうね、付箋が邪魔じゃないのかな？！といつも思います。キーボード近いところに貼られたら嫌ですね～。画面の横に貼られても邪魔。気が散る。。。
白米は、TO DO リストに面倒でも書き込みます。急な依頼でも、その日の作業を組み替えてから作業に入るので、リストに組み込む必要があるんです。付箋が取れてなくなっても大丈夫なようにしてきたいんですよね。
使えるグッズ
ペン
メモを書く際にフリクションのペンは使いやすいですね。パイロット社から出ているフリクションですが、革命的ですよね。消せることは、ありがたい。公的文書では使えないので、ご注意を。色も3色と便利。白米は、ペン先が細いほうが好きです。
ノート
方眼系のノートが書きやすい！リングはないほうが書きやすいです。自由にマス目を使って、図なども入れて、思考しましょう。
付箋
他人に渡す時に使う付箋ですね。使ってるペンの色と被らないように。見やすく、目立つものを選びたいですね。
まとめ
年代別から見てきた時に、メモは思考を加速させるものだということが改めて理解できました。特に、PDCAを回す際には、必要なことですね。
メモを取り、色々思考し、それを他人と共有し、成果に繋げる。それが続くことで、色々な人から信用され、更に大きな仕事が舞い込む！
メモ一つとっても奥が深いですね。
皆さんも小さなことですが、大事にしていることを見つめ直しては如何でしょうか。色々な発見があるかもしれませんよ。それをメモとして、残して置き、未来の自分が過去を振り返った時に、自分にありがとうを言うかもしれません。
参考になったら、シェアーお願いします。
では、また。
コメント